1. Организация документооборота (общие положения)

1.  Документооборот — это движение документов в организа­ции с момента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки. Правильная организация документооборота спо­собствует оперативному прохождению документов в аппарате уп­равления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

2.  Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обра­ботки информации (руководителями учреждения и структур­ных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множитель­ной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступаю­щие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руково­дителям, в структурные подразделения и отдельным исполните­лям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутрен­няя документация.

3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческо­го труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует ко­личеству исполнителей; подлинник передается ответственному ис­полнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возврат­ного движения документа.

4. Схемы движения всех документов в организации разраба­тываются руководителем службы делопроизводства (общего от­дела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письмен­ные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.

Схема 3.1. Движение документов в учреждении

                        - поступающие документы,

              - документы, отправляемые из организации,

              - внутренние документы.

.

Назад