3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разра­батываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного под­разделения, руководителем юридической службы, другими струк­турными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рас­сматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются со­гласно инструкции указанных администраций.

Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из кон­статирующей и распорядительной части. В констатирующей ча­сти излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законода­тельный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, назва­ние документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распоряди­тельной части указываются: исполнители, действия и сроки ис­полнения предполагаемых действий. В последнем пункте рас­порядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспече­ния управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номе­рами в пределах календарного года.

3.4.2. Протокол — документ, в котором фиксируются обсужде­ние вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, кон­ференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секре­тарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствую­щих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схе­ме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

3.4.3. Тиражирование документов

При определении количества экземпляров тиражируемых доку­ментов следует исходить из необходимости своевременного дове­дения их до организаций и должностных лиц, которых данный до­кумент касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

При подготовке документов с помощью средств вычислитель­ной техники оформление также осуществляется на основании еди­ных правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.

.

Назад